仕事を進めていく中で、会議に参加する事は避けて通れません。
議事録はどんな会議だったのかをまとめたものになり、参加した人が後から議事録を見返して会議の内容を思い出したり、会議に参加できなかった人が議事録を見て会議の内容を把握したりします。
なんだ議事録は会議の内容を書いてまとめておけばいいのかと簡単に思う人もいるかと思うかもしれませんが、議事録を書くのには相当なスキルが必要です。
議事録を書くにはまず会議の内容を聞きながら必要な情報を厳選し書き取ります。会議は会話形式で進んでいくので何が必要な情報なのかを素早く察知しないと、常に話が進んでしまっている為、次に必要なワードが出た時に置いて行かれてしまいます。そうして書き取った内容を今度はまとめます。
このまとめがまた難しいのです。会議が会話形式で進んだ際にその会話をそのまま議事録に残す場合と、会話の内容をまとめて一言で書いてしまう場合です。
どちらも間違っているわけではありません。ただこのまとめ方に関しては上司のやり方に合わせるのが間違いないでしょう。
そして最後は決定事項です。会議の中で何を目的に話し、この会議で何が決まったのかを書きます。意外と会議に参加してても何が決定したのかがわかりにくいことは多々あります。ましてや会議をしているのに話が平行線で何も決まらないなんてことの方がもっと多いです。しかし議事録を書く以上は決定事項がないと何の為に会議をしたのかがわかりません。これは会議の進行役にも責任が出てきますが、みんなは議事録を見て会議を振り返るので議事録には自分の名前が残ってしまいます。(基本的に書記の名前は残るものという前提です)
会議が終わった後は上司と決定事項だけでもすり合わせを行うのが間違いないでしょう。自分が思ってる決定事項が意外と上司と違ったなんて事もありますので。
長くなりましたが、議事録に必要なスキルというのは、
・聴く力
・必要不必要を判断する力
・書く力
・まとめる力
になると思います。
自分が議事録を書かない会議に参加した場合でも議事録を書くつもりで聞いた方が内容の理解が深まるし、何が必要な情報なのかもすぐに判断できると思います。新人のうちは議事録を書く意欲があると上司にも認められやすく、自分のスキルも上がり一石二鳥ですのでぜひとも積極的に議事録は書いてください。
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